ПРОГРИД СИСТЕМС ХХК, Progrid Systems LLC,
Байгууллагын мэйлээ үүлэнд шилжүүлэх 8-н шалтгаанБайгууллагын мэйлээ үүлэнд шилжүүлэх 8-н шалтгаан
Ихэнх байгууллагууд цахим шуудан буюу мэйлээ дотооддоо байршуулах сонирхолтой байдаг. Гэвч эдгээр байгууллагуудын ашиглаж буй шийдлүүд нь хуучирсан, эсвэл бүхий л нэмэлт боломжуудыг ашиглах боломжгүй байдаг. Мөн эдгээр дотооддоо байршуулсан мэйл шийдлүүд нь хэрэглэгчдийн мэйлийг хадгалах нэмэлт хадгалах зай, нөөцлөлтийн шийдэл, нэмэлт сервер гээд олон олон зүйл шаарддаг.
Гол асуудал нь эдгээр технологиудыг ажиллуулах үйл ажиллагааны зардал өндөр тусдаг. Үүн дээр нэмэгдээд зарим байгууллага нь өөр өөр үйлдвэрлэгчдийн хуучирсан технологи ашигладаг нь байгууллагын хэрэглэгчдийн шаардлагад хүрдэггүй. Өнөө үед үүлэн мэйл шийдэл нь хүчээ авч байгаа шийдэл ба ирэх жилүүдэд улам хүчээ авах болно. Тийм учраас бид бизнес мэйлээ үүлэнд байршуулах 8 шалтгааныг жагсааж бичлээ.
1. Бэлэн байдал
Үүлэн мэйл үйлчилгээ үзүүлэгчид нь энгийн дата төвийг хол давсан интерпрайс түвшний байнгын бэлэн байдлыг хэрэглэгчдэдээ санал болгодог. Учир нь мэйл үйлчилгээ үзүүлэгчид нь хэрэглэгчдийг өөрийн мэдээлэлдээ өдөр шөнийн хэдийд ч хандах боломжийг олгохын тулд олон дата төвийг ажиллуулдаг. Хэрэглэгч өөрийн мэдээлэлдээ хандах боломжгүй, тааварлашгүй нөхцөл байдал гарсан ч үүлэн нөөцлөлтийн үйлчилгээ байгаа ба таны хадгалсан мэдээллийн бүрэн байдлыг батлан даах болно.
2. Хөдөлгөөнт байдал ба уян хатан байдал
Саяхныг хүртэл байгууллагууд дотоод мэйл болон ажилчдын компьютер дээр суусан мэйл татаж авах програмуудад л хөрөнгө оруулдаг байсан. Байгууллагын мэйлийг үүлэнд байршуулснаар мэйлээ зөөврийн компьютер, таблет, гар утас гэх зэрэг олон төрлийн төхөөрөмжүүдээс мэйлээ шалган, илгээж болох учраас заавал уламжлалт байдлаар ашиглах шаардлагагүй. Энэхүү боломж нь ажилчид хаанаас ч, хэзээ ч өөрсдийн ажлаа үргэлжлүүлэх уян хатан байдлыг олгоно. Уян хатан байдал нь танай байгууллагын мэргэжилтэнд байгууллагаас гадуур хэрэглэгчидтэй уулзалт хийн, тохиролцоонд хүрч, асуудлыг шийдэх боломжийг олгох болно. Ингэхийн тулд танд зөвхөн интернетэд холбогдсон төхөөрөмж байхад л болно.
3. Бизнесийн зардлаа бууруулах
Мэйлээ үүлэнд байршуулснаар байгууллага дотоод дэд бүтэц болон технологийн паркт хөрөнгө оруулалт хийх нь буурна. Хэрэв та мэйл серверээ байгууллагын дотооддоо байршуулсан тохиолдолд зөвхөн сервер, үйлдлийн систем болон мэйлийн платформоос гадна цахилгаан, хөргөлтийн систем, рак, сүлжээний тоног төхөөрөмж зэрэгт мөнгө төлнө. Мөн системийг нэвтрүүлэх, удирдахын тулд мэргэшсэн инженер хөлслөх шаардлагатай.
Үүлэн шийдлийг ашиглахын тулд эдгээр зүйлс шаардлагагүй ба та зөвхөн сарын суурь хураамжийг төлөхөд л болно. Түүгээр ч зогсохгүй мэйл үйлчилгээний бүхий л нэмэлт боломжуудыг үнэгүй ашиглах боломжтой. Нөхцөл байдлаас шалтгаалан танай байгууллагын мэйл сервер онлайн мэйл үйлчилгээний зардлаас давж гарах боломжтой.
Мөн өөр нэг давуу тал нь мэйл хариуцсан менежер нь зөвхөн сарын суурь хураамж төлөөд бизнесээ хөгжүүлэх үйл ажиллагаандаа анхаарлаа хандуулах боломжтой. Ингэснээр үйлчилгээ үзүүлэгч нь мэйлд анхаарал тавих зуур таны бизнес өргөжих болно.
4. Мэйл хайрцгийн багтаамж
Мэйл үйлчилгээ үзүүлэгчид бизнес эрхлэгчдэд зориулан мэйл том хэмжээний шуудангийн хайрцаг санал болгодог. Том хэмжээний шуудангийн хайрцагтай болсноор байгууллагын ажилчид шуудангийн хайрцгаа суллан зай гаргахын тулд мэйлээ устгаж цаг алдахгүй. Хэрэглэгч өөрийн мэйл шуудангийн хайрцаг дахь зохион байгуулалтыг өөрийн хүссэнээрээ хийх боломжтой ба энэ өөрчлөлт нь шууд сервер дээр хадгалагдана. Энэ нь та өөрийн ямар ч төхөөрөмжөөс мэйлдээ нэвтрэн ороход нэг л тохиргоо таныг угтана гэсэн үг. Хэрэв та өөрийн хайж байгаа мэдээллээ олохгүй бол та үүлэн хайлтын сервисийг ашиглахад хангалттай. Та ганц мэйл гэхгүй хавсаргасан файл, файлын доторх контент зэргээс хайлт хийх боломжтой.
5. Энгийн шилжилт
Байгууллагын дотоод мэйл нь ажилчдын мэйлдээ нэвтрэх болон уян хатан байдлыг хязгаарладаг. Сайн мэдээ нь одоо хүртэл ийм технологи ашиглаж байгаа байгууллага ямар ч хүндрэлгүйгээр үүлэн мэйл үйлчилгээ руу шилжих боломжтой. Мэйл үйлчилгээ үзүүлэгчид хэрэглэгчийн мэдээллийг шилжүүлэх нэмэлт багажуудыг санал болгодог ба эдгээрийг ашиглан байгууллага ажилчдынхаа мэйлийн шилжилтийг автоматжуулах боломжтой. Ажилчдад зөвхөн нэвтрэх эрх, нууц үгээ авахад л хангалттай.
6. Системийн найдвартай байдал
Мэйл үйлчилгээ үзүүлэгч нь олон дата төвүүд, нөөцлөлтийн шийдлүүд, мэргэшсэн багийн байнгын хяналтын тусламжтайгаар мэйлийн үйлчилгээ авч буй байгууллагуудад системийн найдвартай байдлыг санал болгодог. Мөн түүнчлэн систем болон дижитал аюулгүй байдлын шинэчлэлүүдийг байнга хийн, системийн оновчлол (тохируулга) хийн, мэйл үйлчилгээний хурд, найдвартай байдлыг үргэлж өндөр түвшинд байлгана.
7. Мэдээллийн аюулгүй байдал
Байгууллагын мэдээлэл, өгөгдөл болон тэдгээрийн аюулгүй байдал нь байгууллагад маш чухал. Тийм ч учраас мэйлийн үйлчилгээ үзүүлэгч нь дата шифрлэлт, үүлэн нөөцлөлт, аюулгүй байдлын битүүмжлэлийн технологиудыг ашиглан үйлчлүүлэгчдэд өөрийн компьютер болон төхөөрөмжүүдээс аюулгүйгээр мэйлдээ нэвтрэх боломжийг олгоно. Түүнчлэн мэйл сервисийн үйлчилгээ үзүүлэгч нь үйлчилгээний өргөтгөлийг байнга хийснээр халдлага гарах эрсдэлийг багасгана. Мөн автоматжуулсан процесс нь хэрэглэгчийн ямар нэгэн оролцоогүйгээр системийн шинэчлэл хийдэг тул та мэдээллийн аюулгүй байдалдаа санаа зовохгүйгээр мэйлээ ашиглах боломжтой.
8. Цаг ашиглалт
Эцэст нь мэйл үйлчилгээ үзүүлэгч нь сервер, систем болон системийн нөөцлөлт, шинэчлэлтээс болж ажлаа алдахгүй байхад баталгаа гаргадаг. Энэ нь танай ажилчид болон менежерүүд эдгээр шалтгаанаас болж ажлаа алдахгүй байх болно. Үүлэн мэйл шийдэл нь дан ганц мэйл шийдлээс гадна нэгдсэн хуанли, нэгдсэн утасны дэвтэр, зэрэг цаг ашиглалтад сайнаар нөлөөлөх нэмэлт багажууд багтсан байдаг. Үүлэн тооцооллын технологи нь бидний өдөр тутмын үйл ажиллагааг хэрхэн өөрчилж байгааг харж болно. Үүлэн мэйл шийдэл нь цаг ашиглалтад сайнаар нөлөөлж, ажилчин бүр өөрийн үүрэг даалгавартаа анхаарал хандуулах, ажлын үр бүтээмжээ нэмэгдүүлэх бизнесийн стратегийн багаж юм.
Байгууллагын мэйлээ үүлэнд шилжүүлэх 8-н шалтгаан
Ихэнх байгууллагууд цахим шуудан буюу мэйлээ дотооддоо байршуулах сонирхолтой байдаг. Гэвч эдгээр байгууллагуудын ашиглаж буй шийдлүүд нь хуучирсан, эсвэл бүхий л нэмэлт боломжуудыг ашиглах боломжгүй байдаг. Мөн эдгээр дотооддоо байршуулсан мэйл шийдлүүд нь хэрэглэгчдийн мэйлийг хадгалах нэмэлт хадгалах зай, нөөцлөлтийн шийдэл, нэмэлт сервер гээд олон олон зүйл шаарддаг.
Гол асуудал нь эдгээр технологиудыг ажиллуулах үйл ажиллагааны зардал өндөр тусдаг. Үүн дээр нэмэгдээд зарим байгууллага нь өөр өөр үйлдвэрлэгчдийн хуучирсан технологи ашигладаг нь байгууллагын хэрэглэгчдийн шаардлагад хүрдэггүй. Өнөө үед үүлэн мэйл шийдэл нь хүчээ авч байгаа шийдэл ба ирэх жилүүдэд улам хүчээ авах болно. Тийм учраас бид бизнес мэйлээ үүлэнд байршуулах 8 шалтгааныг жагсааж бичлээ.
1. Бэлэн байдал
Үүлэн мэйл үйлчилгээ үзүүлэгчид нь энгийн дата төвийг хол давсан интерпрайс түвшний байнгын бэлэн байдлыг хэрэглэгчдэдээ санал болгодог. Учир нь мэйл үйлчилгээ үзүүлэгчид нь хэрэглэгчдийг өөрийн мэдээлэлдээ өдөр шөнийн хэдийд ч хандах боломжийг олгохын тулд олон дата төвийг ажиллуулдаг. Хэрэглэгч өөрийн мэдээлэлдээ хандах боломжгүй, тааварлашгүй нөхцөл байдал гарсан ч үүлэн нөөцлөлтийн үйлчилгээ байгаа ба таны хадгалсан мэдээллийн бүрэн байдлыг батлан даах болно.
2. Хөдөлгөөнт байдал ба уян хатан байдал
Саяхныг хүртэл байгууллагууд дотоод мэйл болон ажилчдын компьютер дээр суусан мэйл татаж авах програмуудад л хөрөнгө оруулдаг байсан. Байгууллагын мэйлийг үүлэнд байршуулснаар мэйлээ зөөврийн компьютер, таблет, гар утас гэх зэрэг олон төрлийн төхөөрөмжүүдээс мэйлээ шалган, илгээж болох учраас заавал уламжлалт байдлаар ашиглах шаардлагагүй. Энэхүү боломж нь ажилчид хаанаас ч, хэзээ ч өөрсдийн ажлаа үргэлжлүүлэх уян хатан байдлыг олгоно. Уян хатан байдал нь танай байгууллагын мэргэжилтэнд байгууллагаас гадуур хэрэглэгчидтэй уулзалт хийн, тохиролцоонд хүрч, асуудлыг шийдэх боломжийг олгох болно. Ингэхийн тулд танд зөвхөн интернетэд холбогдсон төхөөрөмж байхад л болно.
3. Бизнесийн зардлаа бууруулах
Мэйлээ үүлэнд байршуулснаар байгууллага дотоод дэд бүтэц болон технологийн паркт хөрөнгө оруулалт хийх нь буурна. Хэрэв та мэйл серверээ байгууллагын дотооддоо байршуулсан тохиолдолд зөвхөн сервер, үйлдлийн систем болон мэйлийн платформоос гадна цахилгаан, хөргөлтийн систем, рак, сүлжээний тоног төхөөрөмж зэрэгт мөнгө төлнө. Мөн системийг нэвтрүүлэх, удирдахын тулд мэргэшсэн инженер хөлслөх шаардлагатай.
Үүлэн шийдлийг ашиглахын тулд эдгээр зүйлс шаардлагагүй ба та зөвхөн сарын суурь хураамжийг төлөхөд л болно. Түүгээр ч зогсохгүй мэйл үйлчилгээний бүхий л нэмэлт боломжуудыг үнэгүй ашиглах боломжтой. Нөхцөл байдлаас шалтгаалан танай байгууллагын мэйл сервер онлайн мэйл үйлчилгээний зардлаас давж гарах боломжтой.
Мөн өөр нэг давуу тал нь мэйл хариуцсан менежер нь зөвхөн сарын суурь хураамж төлөөд бизнесээ хөгжүүлэх үйл ажиллагаандаа анхаарлаа хандуулах боломжтой. Ингэснээр үйлчилгээ үзүүлэгч нь мэйлд анхаарал тавих зуур таны бизнес өргөжих болно.
4. Мэйл хайрцгийн багтаамж
Мэйл үйлчилгээ үзүүлэгчид бизнес эрхлэгчдэд зориулан мэйл том хэмжээний шуудангийн хайрцаг санал болгодог. Том хэмжээний шуудангийн хайрцагтай болсноор байгууллагын ажилчид шуудангийн хайрцгаа суллан зай гаргахын тулд мэйлээ устгаж цаг алдахгүй. Хэрэглэгч өөрийн мэйл шуудангийн хайрцаг дахь зохион байгуулалтыг өөрийн хүссэнээрээ хийх боломжтой ба энэ өөрчлөлт нь шууд сервер дээр хадгалагдана. Энэ нь та өөрийн ямар ч төхөөрөмжөөс мэйлдээ нэвтрэн ороход нэг л тохиргоо таныг угтана гэсэн үг. Хэрэв та өөрийн хайж байгаа мэдээллээ олохгүй бол та үүлэн хайлтын сервисийг ашиглахад хангалттай. Та ганц мэйл гэхгүй хавсаргасан файл, файлын доторх контент зэргээс хайлт хийх боломжтой.
5. Энгийн шилжилт
Байгууллагын дотоод мэйл нь ажилчдын мэйлдээ нэвтрэх болон уян хатан байдлыг хязгаарладаг. Сайн мэдээ нь одоо хүртэл ийм технологи ашиглаж байгаа байгууллага ямар ч хүндрэлгүйгээр үүлэн мэйл үйлчилгээ руу шилжих боломжтой. Мэйл үйлчилгээ үзүүлэгчид хэрэглэгчийн мэдээллийг шилжүүлэх нэмэлт багажуудыг санал болгодог ба эдгээрийг ашиглан байгууллага ажилчдынхаа мэйлийн шилжилтийг автоматжуулах боломжтой. Ажилчдад зөвхөн нэвтрэх эрх, нууц үгээ авахад л хангалттай.
6. Системийн найдвартай байдал
Мэйл үйлчилгээ үзүүлэгч нь олон дата төвүүд, нөөцлөлтийн шийдлүүд, мэргэшсэн багийн байнгын хяналтын тусламжтайгаар мэйлийн үйлчилгээ авч буй байгууллагуудад системийн найдвартай байдлыг санал болгодог. Мөн түүнчлэн систем болон дижитал аюулгүй байдлын шинэчлэлүүдийг байнга хийн, системийн оновчлол (тохируулга) хийн, мэйл үйлчилгээний хурд, найдвартай байдлыг үргэлж өндөр түвшинд байлгана.
7. Мэдээллийн аюулгүй байдал
Байгууллагын мэдээлэл, өгөгдөл болон тэдгээрийн аюулгүй байдал нь байгууллагад маш чухал. Тийм ч учраас мэйлийн үйлчилгээ үзүүлэгч нь дата шифрлэлт, үүлэн нөөцлөлт, аюулгүй байдлын битүүмжлэлийн технологиудыг ашиглан үйлчлүүлэгчдэд өөрийн компьютер болон төхөөрөмжүүдээс аюулгүйгээр мэйлдээ нэвтрэх боломжийг олгоно. Түүнчлэн мэйл сервисийн үйлчилгээ үзүүлэгч нь үйлчилгээний өргөтгөлийг байнга хийснээр халдлага гарах эрсдэлийг багасгана. Мөн автоматжуулсан процесс нь хэрэглэгчийн ямар нэгэн оролцоогүйгээр системийн шинэчлэл хийдэг тул та мэдээллийн аюулгүй байдалдаа санаа зовохгүйгээр мэйлээ ашиглах боломжтой.
8. Цаг ашиглалт
Эцэст нь мэйл үйлчилгээ үзүүлэгч нь сервер, систем болон системийн нөөцлөлт, шинэчлэлтээс болж ажлаа алдахгүй байхад баталгаа гаргадаг. Энэ нь танай ажилчид болон менежерүүд эдгээр шалтгаанаас болж ажлаа алдахгүй байх болно. Үүлэн мэйл шийдэл нь дан ганц мэйл шийдлээс гадна нэгдсэн хуанли, нэгдсэн утасны дэвтэр, зэрэг цаг ашиглалтад сайнаар нөлөөлөх нэмэлт багажууд багтсан байдаг. Үүлэн тооцооллын технологи нь бидний өдөр тутмын үйл ажиллагааг хэрхэн өөрчилж байгааг харж болно. Үүлэн мэйл шийдэл нь цаг ашиглалтад сайнаар нөлөөлж, ажилчин бүр өөрийн үүрэг даалгавартаа анхаарал хандуулах, ажлын үр бүтээмжээ нэмэгдүүлэх бизнесийн стратегийн багаж юм.