ПРОГРИД СИСТЕМС ХХК, Progrid Systems LLC,
Microsoft Teams видео хурлын 10 шилдэг туршлагуудMicrosoft Teams видео хурлын 10 шилдэг туршлагууд
Дэлхий дахинд учраад байгаа цар тахлын энэ үед байгууллагын дотоод харилцаа холбооны шийдэл Microsoft Team олон байгууллагын цаг хугацааг хэмнэж тасралтгүй ажиллагааг хангасаар байна. Энэ удаагийн нийтлэлээр бид Microsoft Teams ашиглан амжилттай хурал зохион байгуулах 10 аргыг танилцуулж байна.
Байгууллагын ажилтнууд ихэнх цагаа Microsoft Teams дээр текст чат, видео хурал хийж офисдоо болон гэрээсээ ажиллаж байгаа багийхантайгаа харилцаж ажлаа тасралтгүй үргэлжлүүлсээр байна. Skype for Business хуучин хэрэглэгчдийн хувьд хэвээр байгаа ч Microsoft түүний функциудыг Microsoft 365 шийдэлд багтсан Teams-д нэгтгэсэн. Teams дээр видео хурал хийхэд маш хялбар. Видео хурал, харилцагчдад презентаци танилцуулга хийхэд танд болон бусад оролцогчдод ашиглалтыг сайжруулж илүү үр дүнтэй байлгах хэд хэдэн аргуудыг та бүхэнд хүргэе.
ХУРЛЫН ӨМНӨ
Teams-н зүүн талд байрлах самбараас Calendar -г сонгож New Meeting товчлуурыг дарж хурлын нэр, оролцох хүмүүсийг сонгож, огноо эхлэх, дуусах цагаа тохируулан хадгалах товчийг дарахад хурлын урилга таны сонгосон хүмүүст илгээгдэх болно. Оролцогчдыг сонгоход байгууллагын дотоод ажилчдын имэйл хаяг бүгд Teams д холбогдсон тул та нэрийг нь бичиж эхлэхэд л автоматаар гарч ирнэ. Мөн хуралд заавал оролцох шаардлагагүй, гэхдээ боломжтой бол оролцоорой гэсэн хүмүүсийгээ +optional гэсэн товчлуурыг дарж оруулаарай.
1. ХУРЛЫН ТОВЫГ НАРИЙН ТОХИРУУЛАХ
Таны товлосон хурлын цаг бүгдэд тохиромжтой цаг мөн эсэх мэдээж чухал. Иймд New Meeting хэсгийн хажууд байрлах Scheduling Assistant товчлуурыг дарахад таны урих хүмүүсийн өөр хурал товлогдоогүй сул цагуудыг танд харуулах болно. Мөн ухаалгаар танд тохиромжтой цагуудыг санал болгоно. Энэ мэдээлэл нь тухайн уригдаж буй хүмүүсийн Outlook Calendar дээрээ оруулсан хуваарийн дагуу гарч ирдэг.
2. ХУРЛЫН ХӨТӨЛБӨРӨӨ ХУВААЛЦААРАЙ
Хурлаа шинээр үүсгэхдээ хурлынхаа хөтөлбөрийг оруулбал хурал тань илүү үр дүнтэй болох нь мэдээж. Учир нь бусад оролцогчид хурал дээр ямар сэдвийн хүрээнд ярилцахаа мэдэж тодорхой хэмжээний бэлтгэлтэй орж ирэх учраас дараа гэж хойшлуулах зүйлгүй болно.
New Meeting дэлгэцэн дээр Message үлдээх хэсэгт хөтөлбөрөө оруулж өгөөрэй.
3. АЖЛЫН БАГИЙН ХУРАЛ УДИРДАХ
Microsoft Teams дээр байгууллагын бүтэц зохион байгуулалтын дагуу хэлтсүүд, удирдлагын түвшний группууд үүсгэхээс гадна ажлын хэсгийн баг буюу сувгийг үүсгэж болдог. Иймд хурал шинээр үүсгэхдээ урих хүмүүсээ нэмэхдээ тодорхой ажлын хэсгүүдийг сонгож хурал зохион байгуулах боломжтой. Ингэхдээ шинэ хурал үүсгэх самбарт Add Channel товчлуурыг дарахад танай байгууллагын ажлын хэсгүүдийн жагсаалт гарч ирнэ. Сувгаа сонгоод явуулахад тухайн ажлын хэсгийн бүх хүмүүст урилга илгээгдэхээс гадна таны товлосон хурал ажлын хэсгийн групп чат дээр гарч ирнэ. Ингэснээр чат дээрээ хурлын талаар шуурхай мэдээллээ солилцох, хурлын талаарх файлуудаа хуваалцах, ажлын хэсгийн гишүүд тухайн файл дээр зэрэг ажиллах боломж нээгдэнэ.
4. ТӨХӨӨРӨМЖӨӨ ШАЛГА
Хурлаа зохион байгуулахаасаа өмнө туршилтын видео хурал үүсгэж төхөөрөмжүүд дээрээ Teams ажиллагаагаа урьдчилан шалгаарай! Зарим тохиолдолд Мас төхөөрөмж, суурин компьютерууд спикер, микрофон, камер тохиргоо хийх нэмэлт шаардлагууд тулгардаг учраас урьдчилан шалгаж тохируулахыг танд зөвлөж байна. Хэрэв хурлын оролцогчид анх удаа Teams ашиглаж байгаа бол хурал эхлэхээс ядаж 10 минутын өмнө холбогдож видео, презентациа, дэлгэцээ шерлэж туршихад илүүдэхгүй.
ХУРЛЫН ҮЕЭР
5. АРЫН ФОН ЗУРАГ АШИГЛА
Видео хурал хийхэд мэдээж албан ёсны харагдах нь чухал. Таны ард, хажууд юу харагдах нь чухал шүү. Иймд Microsoft Blur гэсэн хэсгийг ашиглаж та арын фон зургаа сонгоорой! Ингэснээр бусад хуралд оролцогчдын анхаарал сарнихаас зайлсхийх боломжтой. Мөн тухайлсан компанийн логотой өөрийн хүссэн зургийг тохиргоо хийж оруулах боломжтой.
6. ДЭЛГЭЦЭЭ ХУВААЛЦ
Хурлын үеэр ямар нэгэн мэдээлэл бусадтайгаа хуваалцах шаардлагатай бол бүтэн дэлгэц гэлгүй зөвхөн хуваалцахыг хүссэн файлаа л хуваалцах боломжийг Microsoft Teams олгодог. Ингэснээр хурлын явцад таны компьютер дээр нээлттэй байгаа хуанли, имэйл зэрэг хувийн мэдээллийн нууцлалаа хамгаалах, хүмүүс бусад зүйл рүү сатаарахгүй байх нөхцлийг бүрдүүлэх юм.
7. ШУУД SUBTITLE -Н ДАВУУ ТАЛЫГ АШИГЛААРАЙ
Энэ боломж одоогоор туршилт, хөгжүүлэлтийн шатанд явагдаж байгаа тул зөвхөн англи хэлийг дэмжин ажиллана гэдгийг анхаараарай!
Хэрэв хуралд оролцогсод хурлын яриаг сонсоход хүндрэлтэй эсвэл төрөлх хэл дээр биш тохиолдолд шууд ойлгоход хүндрэлтэй байвал LIVE Caption хэрэгслийг ашиглаарай. Энэ хэрэгслийг идэвхжүүлэхдээ хурдын тохиргоо хэсгийн 3 цэг дээр дарж "More Actions" -> Turn on live captions г сонгоно. Ингэснээр таны видео дүрсний доор хурлын англи яриа шууд бичгээр харагдах болно.
8. ХУРЛАА БИЧИЖ БАРИМТЖУУЛ
Хуралд хэн нэгэн заавал суулгаж протокол хөтөлдөг үе ард хоцорсон. Хурлын чухал мэдээллээ баримтжуулах, хуралд сууж амжаагүй хэн нэгэн нөхөж үзэх боломжийг олгож хурлаа бичиж болно. Энэ видео файл нь үүлэнд Microsoft Stream service дээр хадгалагдах учир багийн гишүүд чухал мэдээллээсээ хоцрохгүй.
9. ХУРЛЫН ЧУХАЛ ТЭМДЭГЛЭЛҮҮДЭЭ ХӨТӨЛ
Хурал дээр яригдсан чухал зүйлсүүд, анхааруулга, ажлын даалгавар, шийдвэрүүд хурлын дараа мартагдах, хаягдах тохиолдлууд их гардаг. Иймд хурлын үеэр та болон аль нэг өөр оролцогч чухал тэмдэглэлүүдийг хөтлөх, энэ нь хурлын дараагаар багийн бүх гишүүдэд танилцахад хялбар бөгөөд нээлттэй байна. Үүний тулд хурлын тохиргооны 3цэгийг дарж "More Actions" -> Show meeting notes товчлуурыг дарснаар тэмдэглэл хөтлөх талбар хурлын дэлгэцийн баруун талд гарч ирнэ.
ХУРЛЫН ДАРАА
10. ХУРЛЫН БИЧЛЭГЭЭ БАГИЙН ГИШҮҮДДЭЭ ХУВААЛЦ
Та хурлын видео бичлэг хийсэн бол хурлын дараа 3 аргаар бусадтайгаа хуваалцах боломжтой. Хурлын дараа тухайн багийн чат дээр хурлын бичлэг үзэх товчлуур гарч ирнэ. Мөн Teams-н зүүн талд байрлах Calendar руу орж хурлын хуваариудаас тухайн хайж байгаа хурлаа сонгоод чат хэсгээс үзэх боломжтой. Мөн хурлын бичлэг Microsoft Stream-д хуралд оролцогчдод нээлттгэйгээр байршина. Хурлын бичлэг зөвхөн хуралд хамааралтай хүмүүст нээлттэй гэдгийг санаарай! Түүнийг байгууллагын бусад ажилчиддаа хуваалцах эрх зөвхөн хурал зохион байгуулсан хүнд л байдаг.
Microsoft корпораци цар тахлын үүдсэн хязгаарлалттай энэ үед хэрэглэгч байгууллагууддаа Microsoft Teams аппликейшнийг үнэ төлбөргүй 6 сар туршиж байгууллагадаа хэрэгжүүлэх боломжийг олгож байгааг энэ дашрамд дуулгая. Нэг байгууллагад туршиж үзэх максимум хэрэглэгчийн тоо 300 бөгөөд энэхүү урамшуулалт хугацаа 6 сард дуусгавар болох тул та амжиж байгуллагадаа туршаарай! Прогрид Систем компани танд туршилтын лиценз захиалах, тохиргоо хийж хэрхэн ашиглах талаар заавар зөвлөгөөг үзүүлэх болно! Холбоо барих хэсгээс бидэнтэй холбогдоно уу!
Microsoft Teams видео хурлын 10 шилдэг туршлагууд
Дэлхий дахинд учраад байгаа цар тахлын энэ үед байгууллагын дотоод харилцаа холбооны шийдэл Microsoft Team олон байгууллагын цаг хугацааг хэмнэж тасралтгүй ажиллагааг хангасаар байна. Энэ удаагийн нийтлэлээр бид Microsoft Teams ашиглан амжилттай хурал зохион байгуулах 10 аргыг танилцуулж байна.
Байгууллагын ажилтнууд ихэнх цагаа Microsoft Teams дээр текст чат, видео хурал хийж офисдоо болон гэрээсээ ажиллаж байгаа багийхантайгаа харилцаж ажлаа тасралтгүй үргэлжлүүлсээр байна. Skype for Business хуучин хэрэглэгчдийн хувьд хэвээр байгаа ч Microsoft түүний функциудыг Microsoft 365 шийдэлд багтсан Teams-д нэгтгэсэн. Teams дээр видео хурал хийхэд маш хялбар. Видео хурал, харилцагчдад презентаци танилцуулга хийхэд танд болон бусад оролцогчдод ашиглалтыг сайжруулж илүү үр дүнтэй байлгах хэд хэдэн аргуудыг та бүхэнд хүргэе.
ХУРЛЫН ӨМНӨ
Teams-н зүүн талд байрлах самбараас Calendar -г сонгож New Meeting товчлуурыг дарж хурлын нэр, оролцох хүмүүсийг сонгож, огноо эхлэх, дуусах цагаа тохируулан хадгалах товчийг дарахад хурлын урилга таны сонгосон хүмүүст илгээгдэх болно. Оролцогчдыг сонгоход байгууллагын дотоод ажилчдын имэйл хаяг бүгд Teams д холбогдсон тул та нэрийг нь бичиж эхлэхэд л автоматаар гарч ирнэ. Мөн хуралд заавал оролцох шаардлагагүй, гэхдээ боломжтой бол оролцоорой гэсэн хүмүүсийгээ +optional гэсэн товчлуурыг дарж оруулаарай.
1. ХУРЛЫН ТОВЫГ НАРИЙН ТОХИРУУЛАХ
Таны товлосон хурлын цаг бүгдэд тохиромжтой цаг мөн эсэх мэдээж чухал. Иймд New Meeting хэсгийн хажууд байрлах Scheduling Assistant товчлуурыг дарахад таны урих хүмүүсийн өөр хурал товлогдоогүй сул цагуудыг танд харуулах болно. Мөн ухаалгаар танд тохиромжтой цагуудыг санал болгоно. Энэ мэдээлэл нь тухайн уригдаж буй хүмүүсийн Outlook Calendar дээрээ оруулсан хуваарийн дагуу гарч ирдэг.
2. ХУРЛЫН ХӨТӨЛБӨРӨӨ ХУВААЛЦААРАЙ
Хурлаа шинээр үүсгэхдээ хурлынхаа хөтөлбөрийг оруулбал хурал тань илүү үр дүнтэй болох нь мэдээж. Учир нь бусад оролцогчид хурал дээр ямар сэдвийн хүрээнд ярилцахаа мэдэж тодорхой хэмжээний бэлтгэлтэй орж ирэх учраас дараа гэж хойшлуулах зүйлгүй болно.
New Meeting дэлгэцэн дээр Message үлдээх хэсэгт хөтөлбөрөө оруулж өгөөрэй.
3. АЖЛЫН БАГИЙН ХУРАЛ УДИРДАХ
Microsoft Teams дээр байгууллагын бүтэц зохион байгуулалтын дагуу хэлтсүүд, удирдлагын түвшний группууд үүсгэхээс гадна ажлын хэсгийн баг буюу сувгийг үүсгэж болдог. Иймд хурал шинээр үүсгэхдээ урих хүмүүсээ нэмэхдээ тодорхой ажлын хэсгүүдийг сонгож хурал зохион байгуулах боломжтой. Ингэхдээ шинэ хурал үүсгэх самбарт Add Channel товчлуурыг дарахад танай байгууллагын ажлын хэсгүүдийн жагсаалт гарч ирнэ. Сувгаа сонгоод явуулахад тухайн ажлын хэсгийн бүх хүмүүст урилга илгээгдэхээс гадна таны товлосон хурал ажлын хэсгийн групп чат дээр гарч ирнэ. Ингэснээр чат дээрээ хурлын талаар шуурхай мэдээллээ солилцох, хурлын талаарх файлуудаа хуваалцах, ажлын хэсгийн гишүүд тухайн файл дээр зэрэг ажиллах боломж нээгдэнэ.
4. ТӨХӨӨРӨМЖӨӨ ШАЛГА
Хурлаа зохион байгуулахаасаа өмнө туршилтын видео хурал үүсгэж төхөөрөмжүүд дээрээ Teams ажиллагаагаа урьдчилан шалгаарай! Зарим тохиолдолд Мас төхөөрөмж, суурин компьютерууд спикер, микрофон, камер тохиргоо хийх нэмэлт шаардлагууд тулгардаг учраас урьдчилан шалгаж тохируулахыг танд зөвлөж байна. Хэрэв хурлын оролцогчид анх удаа Teams ашиглаж байгаа бол хурал эхлэхээс ядаж 10 минутын өмнө холбогдож видео, презентациа, дэлгэцээ шерлэж туршихад илүүдэхгүй.
ХУРЛЫН ҮЕЭР
5. АРЫН ФОН ЗУРАГ АШИГЛА
Видео хурал хийхэд мэдээж албан ёсны харагдах нь чухал. Таны ард, хажууд юу харагдах нь чухал шүү. Иймд Microsoft Blur гэсэн хэсгийг ашиглаж та арын фон зургаа сонгоорой! Ингэснээр бусад хуралд оролцогчдын анхаарал сарнихаас зайлсхийх боломжтой. Мөн тухайлсан компанийн логотой өөрийн хүссэн зургийг тохиргоо хийж оруулах боломжтой.
6. ДЭЛГЭЦЭЭ ХУВААЛЦ
Хурлын үеэр ямар нэгэн мэдээлэл бусадтайгаа хуваалцах шаардлагатай бол бүтэн дэлгэц гэлгүй зөвхөн хуваалцахыг хүссэн файлаа л хуваалцах боломжийг Microsoft Teams олгодог. Ингэснээр хурлын явцад таны компьютер дээр нээлттэй байгаа хуанли, имэйл зэрэг хувийн мэдээллийн нууцлалаа хамгаалах, хүмүүс бусад зүйл рүү сатаарахгүй байх нөхцлийг бүрдүүлэх юм.
7. ШУУД SUBTITLE -Н ДАВУУ ТАЛЫГ АШИГЛААРАЙ
Энэ боломж одоогоор туршилт, хөгжүүлэлтийн шатанд явагдаж байгаа тул зөвхөн англи хэлийг дэмжин ажиллана гэдгийг анхаараарай!
Хэрэв хуралд оролцогсод хурлын яриаг сонсоход хүндрэлтэй эсвэл төрөлх хэл дээр биш тохиолдолд шууд ойлгоход хүндрэлтэй байвал LIVE Caption хэрэгслийг ашиглаарай. Энэ хэрэгслийг идэвхжүүлэхдээ хурдын тохиргоо хэсгийн 3 цэг дээр дарж "More Actions" -> Turn on live captions г сонгоно. Ингэснээр таны видео дүрсний доор хурлын англи яриа шууд бичгээр харагдах болно.
8. ХУРЛАА БИЧИЖ БАРИМТЖУУЛ
Хуралд хэн нэгэн заавал суулгаж протокол хөтөлдөг үе ард хоцорсон. Хурлын чухал мэдээллээ баримтжуулах, хуралд сууж амжаагүй хэн нэгэн нөхөж үзэх боломжийг олгож хурлаа бичиж болно. Энэ видео файл нь үүлэнд Microsoft Stream service дээр хадгалагдах учир багийн гишүүд чухал мэдээллээсээ хоцрохгүй.
9. ХУРЛЫН ЧУХАЛ ТЭМДЭГЛЭЛҮҮДЭЭ ХӨТӨЛ
Хурал дээр яригдсан чухал зүйлсүүд, анхааруулга, ажлын даалгавар, шийдвэрүүд хурлын дараа мартагдах, хаягдах тохиолдлууд их гардаг. Иймд хурлын үеэр та болон аль нэг өөр оролцогч чухал тэмдэглэлүүдийг хөтлөх, энэ нь хурлын дараагаар багийн бүх гишүүдэд танилцахад хялбар бөгөөд нээлттэй байна. Үүний тулд хурлын тохиргооны 3цэгийг дарж "More Actions" -> Show meeting notes товчлуурыг дарснаар тэмдэглэл хөтлөх талбар хурлын дэлгэцийн баруун талд гарч ирнэ.
ХУРЛЫН ДАРАА
10. ХУРЛЫН БИЧЛЭГЭЭ БАГИЙН ГИШҮҮДДЭЭ ХУВААЛЦ
Та хурлын видео бичлэг хийсэн бол хурлын дараа 3 аргаар бусадтайгаа хуваалцах боломжтой. Хурлын дараа тухайн багийн чат дээр хурлын бичлэг үзэх товчлуур гарч ирнэ. Мөн Teams-н зүүн талд байрлах Calendar руу орж хурлын хуваариудаас тухайн хайж байгаа хурлаа сонгоод чат хэсгээс үзэх боломжтой. Мөн хурлын бичлэг Microsoft Stream-д хуралд оролцогчдод нээлттгэйгээр байршина. Хурлын бичлэг зөвхөн хуралд хамааралтай хүмүүст нээлттэй гэдгийг санаарай! Түүнийг байгууллагын бусад ажилчиддаа хуваалцах эрх зөвхөн хурал зохион байгуулсан хүнд л байдаг.
Microsoft корпораци цар тахлын үүдсэн хязгаарлалттай энэ үед хэрэглэгч байгууллагууддаа Microsoft Teams аппликейшнийг үнэ төлбөргүй 6 сар туршиж байгууллагадаа хэрэгжүүлэх боломжийг олгож байгааг энэ дашрамд дуулгая. Нэг байгууллагад туршиж үзэх максимум хэрэглэгчийн тоо 300 бөгөөд энэхүү урамшуулалт хугацаа 6 сард дуусгавар болох тул та амжиж байгуллагадаа туршаарай! Прогрид Систем компани танд туршилтын лиценз захиалах, тохиргоо хийж хэрхэн ашиглах талаар заавар зөвлөгөөг үзүүлэх болно! Холбоо барих хэсгээс бидэнтэй холбогдоно уу!